Forside Generelt Planlæg din konference med fokus på det rette konferencested

Planlæg din konference med fokus på det rette konferencested

162
0

Når du skal planlægge en konference er der forskellige faktorer, der skal planlægges – tema, konferencested, budget, tidsstyring og afvikling, mad og drikke og evaluering er essentielle faktorer for din næste konference.

Planlægning, afvikling og evaluering af konference

Med et tema til din konference vokser kreativiteten i din planlægning, fordi du har noget at fokusere på. På samme tid opnår du en mindeværdi konference for dine deltagere, der bliver svær at glemme.

Dit valg af konferencested kan være altafgørende for om din konference bliver et hit eller ej. Der findes et hav af steder – herunder hoteller, slotte, konferencerum, hvor du har mulighed for at afholde din virksomheds næste konference. Det handler dog om at finde den rette balance mellem kvalitet og transport, når det kommer til konferencested. Det kan desuden ofte være en fod idé at sørge for transportmuligheder til og fra konferencen, både hvis den indeholder og ikke indeholder overnatning. Du bør desuden vurdere om konferencestedet passer til dit tema, og om der er alle de rette faciliteter, som i behøver for at kunne holde konferencen.

Det er vigtigt, at du opstiller et budget, som du kan gå ud fra, når du skal planlægge og afvikle din konference. Tallene i dit budget skal være så realistiske som muligt. Du kan starte med at estimere, hvor mange deltagere du kan regne med deltager i din konference – så ved du nogenlunde, hvor mange personer du skal sørge for mad og drikke til samt eventuelle gaver og overnatning. Og når du så kommer længere i processen kan du få et bedre overblik over, hvor mange deltagere du rent faktisk kan regne med deltager i konferencen.

Det er vigtigt, at du er den første person, der dukker op til konferencen og den sidste person, der går. Tidstyring under selve afviklingen er et most. Med en god tidsstyring vil afviklingen af konferencen, bør der ikke opstå uventede situationer, hvor dine gæster ikke ved, hvor de skal gøre af sig selv. Det handler for dig om at sikre et konstant flow i tidsplanen.

Du bør komme dine gæster i forkøbet og give plads til valgmuligheder, hvis nogle deltagere lider af allergier. Mad og drikke giver mulighed for at imponere – så hvorfor ikke udnytte denne situation og server kvalitetsmad og drikkevarer. Det er en essentiel faktor for at opnå en vellykket konference.

Evaluering er en vigtig faktor, hvis du ønsker at holde fremtidige konferencer. Her har du mulighed for at imødekomme dine deltageres behov og ønsker. Er der noget, der var særligt godt ved konferencen, og noget, der bør ændres til den eventuelle næste konference – disse feedback bør du tage til dig og handle efter. Din konference skal gerne afspejle din virksomhed, og derfor bør kvalitet og service være de største fokuspunkter, når du planlægger konference. Disse servicepunkter kan opnås ved valg af og hjælp fra det rette konferencested.

EFTERLAD ET SVAR

Please enter your comment!
Please enter your name here